五个方面，帮助法务与外部律师达成良性合作 | 法务圈
原创 2017-04-08 曹茜 天同诉讼圈
对于公司法务而言，如何与外部律师更好地合作似乎是一个永恒的话题。企业达成商业目标和内部法务与外部律师的紧密合作是密不可分的。本文针对企业法务何时何事应与外部律师合作，在沟通、管理、考核中如何不断提高企业的法律事务处理能力等问题进行探索，以期对法务工作实践有所裨益，与外部律师达成良性合作。
文/曹茜 天同律师事务所
一、确定外部律师需求
1.找准合作时机
随着公司的发展，其对法律服务的需求必然也不断增长。尤其当企业面临IPO上市、债务融资、资产证券化等重大事项，重大投资决策以及必须通过诉讼、仲裁解决的重大法律纠纷时，往往意味着法务们应当着手寻找合适的外部律师了，适时提出外聘律师需求可以更快更好地完成工作目标。
2.确定需求内容
企业法务可以根据公司业务需要对哪些事项要交由外部律师解决，哪些事项由企业内部法务部门完成进行分工，使外部律师更明确地知晓企业需求，同时合理的配置分工可以使工作更加高效，内部法务与外部律师更能各自发挥所长。
二、选择外部律师
1.建立律师库
优秀的企业法务应当通过长期的调研和积累，尽早的建立外部律师库，以备企业业务发展过程中的不时之需。在建立外部律师库时，不仅要依据律师及律师事务所的宣传资料进行初筛，更要花心思去丰富律师库的考核数据，关注律师及律师事务所在相关业务领域下是否有所专长、律师及律所办理案件的胜诉率、业务流程及管理流程是否规范等方面，甚至可以适时的和目标外部律师见上一面，更直观的了解其业务能力。
2.选择律所及律师
在选择外部律师时，企业法务一定要在律师及其所在律所两个层面都给予足够的关注。律师事务所在行业内的信誉如何、对于涉及的业务领域是否专长等都是法务们在进行选择时会考虑得因素。同时，更要关注是真正为企业提供服务的主办律师是否具备过硬的业务能力、协调沟通能力和良好的社会关系等。
3.合作方式与费用
外部律师的工作不仅是单纯解决纠纷，有时还会介入决策，帮助企业事先进行风险防范。根据不同的法律服务需求自然也有着不同的计费标准偏好，常见的合作方式有常年法律顾问、按小时计费、项目计费等。企业经营性事务往往会选择聘用常年法律顾问解决，诉讼及仲裁案件中很多企业选择了风险代理的模式，针对某一特定项目的法律服务也有企业选择计时收费或是定额付费，企业法务要避免片面最求低价而使企业面临承受更大损失的风险，高效专业的服务与相匹配的合理收费才能真正实现企业与外部律师的共赢。
三、建立沟通机制
1.准确传达
法务在沟通中承担的一个很重要的角色是在企业惯用的商业语言和律师熟悉的法言法语之间进行转换，将企业的商业目标清晰准确的向外部律师传达，使外部律师真正明白企业的需求所在进而达成共识。双方一定要有明确的对接人及沟通方式，对业务中的各项进展及时分享与沟通，良好的沟通机制还可以使外部律师知悉企业的决策流程，更好的选择法律服务方案，增强与法务之间的相互理解与信任。
2.调整预期
企业与外部律师的良好合作离不开法务从中调和，由于企业和外部律师站在不同的角度，双方对于最终目标的预期有时可能会产生偏差，法务要站在专业的角度，一方面充分了解企业内部相关部门的立场及期望，另一方面了解外部律师给出的方案背后的原因及可行性，及时调整双方对案件走向的预期。避免不合实际的过高预期，同时也应避免因过度保守而使企业错失机遇。
3.避免偏差
可以灵活地采用各种通讯方式提高沟通的效率，但重要事项的沟通通常只通过邮件方式进行，在每次邮件往来中尤其需注意邮件主题简明扼要、命名有规可循，为日后复查提供便利。建议法务可以将双方沟通内容及时通过邮件予以总结和确认，并向相关成员及时抄送或转发，使其得以全面了解案件进程，以防对方遗忘或因语意理解有偏差产生损失。
四、建立管理机制
1.效率管理
时间就是金钱，在法律服务中通过法务前置工作的完成及合理的分工可以使效率显著提升，同时法务可以通过存档等方式不断积累案件经验，加快同类案件办案速度。此外，法务团队内部报告审批层级应尽量简化，迅速形成统一意见从而避免贻误。
2.质量管理
法务要针对外部律师的服务进行良好的质量管理，企业法务从专业人员的角度更能清晰的评价外部律师对于委托事务的完成质量，及外部律师对于委托事务是否专业精通，及时督促与沟通，达成企业预期目标。
五、建立考核机制
1.是否勤勉尽责
一名勤勉的外部律师要做到急人之所急，防患于未然。当法务提出法律问题时，不仅只解决企业现有的燃眉之急，更要根据经验帮助企业规避未来可能出现的风险。外部律师对所托事务的完成质量需要法务认真记录考核，建立合理的考核机制，及时对律师工作进行评价。
2.对委托事务是否精通
大型项目中企业通常会聘请外部律师，而这些复杂交易往往涉及多个法律领域甚至诸多行业知识，法务作为专业人员在发现外部律师不能全面的解答问题或针对具体问题回答含糊其辞时就要警惕了，在一些涉外案件中，外部律师是否精通英语，是否熟悉相应的外国法律法规，都是重要的考核标准。
3.办理结果是否达到预期目标
无论外部律师多么的尽心尽力，最终的考核还是不免倾向于以结果为导向。一名合格的外部律师懂得如何对案件结果进行合理预期，法务在完成内部意见和外部律师目标的统一后，外部律师是否达成了目标自然是重要的衡量标准。
4.是否存在损害企业利益的行为
在法律服务过程中，无疑律师与企业结成了利益共同体，法务要考量外部律师是否通过法律服务实现了法律风险最小化及企业利益最大化，在发现存在损害企业利益的行为时要及时止损。
5.相关材料提交情况
外部律师的材料提交情况也是非常重要的考核标准，完整的材料不仅帮助法务在报告及归档时省去很多麻烦，更是体现了律师的专业素养及工作态度，律师的法律逻辑是否清晰亦可从中寻出端倪。取得良好的考核结果也有赖于律师工作报告是否详细记录了律师具体工作事项及工作成效，企业及法务据此可以更准确的给出评价。
所谓术业有专攻，外部律师对司法判例以及司法实践更富有经验，企业法务更了解企业的情况并懂得如何对外部资源的合理判断及使用。以开放的心态增进交流，相互尊重与学习，法务与外部律师定能实现合作共赢。